Sekretaris
SEKRETARIS
|
P
|
engertian sekretaris ditinjau
dari etimologinya adalah secretum(bahasa Latin) yang berarti rahasia. Oleh
karena itu sekretaris dalam kerjanya harus dapat menyimpan rahasia kantor
maupun pimpinannya. Secara umum arti sekretaris adalah seorang pembantu
pimpinan untuk melakukan pekerjaan kesekretariatan
Menurut
Dann M Braum dan Ramon C, dalam Hand Book for Government Secretary
Steno-grapher (lewat Rosidah, 2005:12) bahwa sekretaris adalah pembantu
pimpinan untuk menerima dekte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima
tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi,
janji-janji serta tugas dalam rangka mengingatkan efektivitas kerja pimpinan.
Menurut David H. maister (lewat Hendarto dan
Tulushatyono, 2003:5) istilah profesional mengisyaratkan suatu kebanggaan pada
pekerjaan, komitmen pada kualitas, dedikasi pada kepentingan klien dan
keinginan tulus untuk membantu.
Melihat dari deskripsi di atas, dapat disimpulkan sekretaris profesional
adalah seorang yang mampu bekerja untuk membantu pimpinan dengan menjalankan
segala pekerjaan secara maksimal dan menguasai segala bidangnya sesuai dengan
kemampuan yang dimiliki.
Ciri-ciri
sekretaris profesional adalah sebagai berikut:
1. Mampu bergaul dengan baik.
Seorang sekretaris dalam pekerjaannya selalu berhubungan dengan publik, baik
dalam masyarakat intern organisasi, maupun ekstern organisasi. Dalam hubungan
intern organisasi meliputi hubungan dengan bawahan, rekan, maupun atasan.
Sementara itu, hubungan ekstern kantor meliputi hubungan organisasi dengan
lingkungan, hubungan kantor dengan organisasi lain.
2. Berkepribadian yang baik. Sebagai
seorang sekretaris diharapkan mampu tampil, bertutur kata, dan bersikap
menyenangkan terhadap atasan, bawahan rekan, maupun seluruh orang disekitarnya.
3. Penampilan yang memesona.
Penampilan yang memesona adalah penampilan yang enak dipandang mata dan enak
dalam berbicara. Hal pertama yang akan dilihat oleh publik adalah cara
berpenampilan orang tersebut.
4. Sehat, sehat merupakan ukuran
kondisi seseorang untuk melakukan tugas dan pekerjaannya secara maksimal agar
diperoleh hasil yang baik.
5. Memiliki disiplin diri, dengan
disiplin diri maka tenaga, pikiran dan waktu menjadi efisien. Sekretaris yang
profesional adalah sekretaris yang mampu mendisiplinkan dirinya dan disiplin
pada pekerjaannya.
6. Sekretaris profesional dituntut
untuk mampu memanfaatkan wawasan serta menggunakan pikirannya sehingga
tugas-tugas yang rumit dapat terselesaikan dengan baik. Upaya-upaya memperluas
wawasan antara lain melalui membaca, pengalaman, dan mendengarkan dari orang
lain. Oleh karena itu jika ingin menjadi sekretaris harus mempunyai sifat-sifat
atau cirri-ciri tersebut.
Pada
dasarnya tugas-tugas sekretaris meliputi
:
©
Tugas-tugas
Rutin
© Tugas-tugas khusus
© Tugas-tugas istimewa
© Tugas Sosial
© Tugas Keuangan
© Tugas Resepsionis
© Tugas sekretaris dalam Business Meeting
(pertemuan bisnis)
© Tugas insidental
© Tugas kreatif
1. Jenis-jenis
ATK (Alat Tulis Kantor)
|
No
|
Kategori
alat tulis
|
Kategori
kertas
|
Kategori
buku
|
Kategori file organizer
|
|
1
|
Pulpen
|
Continuous
form
|
Buku
nota
|
Rak
surat susun
|
|
2
|
Spidol
|
Kertas
foto
|
Buku
surat jalan
|
Expanding
file
|
|
3
|
Penggaris
|
Kertas
print
|
Buku
tulis
|
Business
file
|
|
4
|
Penghapus
|
Kertas
fax
|
Kwitansi
|
Box
kartu nama
|
|
5
|
Stabilo
|
Kertas HVS
|
Buku
kas
|
Box
file
|
Komentar
Posting Komentar